社内グループウェア開発で業務効率化

ASSIGNMENT

BASIC INFORMATION

EFFECT

SUMMARY

01

基本情報

  • 期間

    要件定義 1ヶ月、開発 3ヶ月
  • 開発分類

    社内グループウェア開発

02

課題・問題点

「社内の情報共有がメールやチャットに散在していて、必要な情報がすぐに見つからない」「部署間のコミュニケーションが非効率」「既製品のグループウェアでは自社の業務フローに合わない」――市販のグループウェアは汎用的に設計されているため、自社固有の業務プロセスにフィットしないケースが多くあります。オーダーメイドのグループウェアは、自社の業務に最適化された「働くための基盤」となります。

オーダーメイドのグループウェアが活きるケース

自社固有の業務プロセスにぴったりフィット
市販のグループウェアに自社業務を合わせるのではなく、自社の業務フローに合わせたシステムを構築するアプローチです。承認フロー、レポート形式、情報の閲覧権限など、細かな要件を自由に設計でき、「ツールに業務を合わせる」ストレスから解放されます。情報の見える化で組織力を底上げ資産管理、図書管理、顧客対応履歴、教材配布状況など、部門ごとにバラバラに管理されていた情報をWebシステムで一元化することで、組織全体の「見える化」を推進できます。地図連携やダッシュボード機能を活用すれば、経営層から現場まで同じ情報をリアルタイムに共有でき、組織的な意思決定の質とスピードが向上します。コミュニケーション活性化と文化醸成グループウェアは業務効率化だけでなく、社内コミュニケーションの活性化にも効果を発揮します。レビュー投稿機能やナレッジ共有スペースを設けることで、社員同士の知見共有が自然に促進され、組織の学習文化や一体感の醸成に寄与します。既存ツールとの連携による段階的導入いきなりすべてをリプレースするのではなく、既存のメール・チャットツールと連携しながら、自社固有の業務部分だけをグループウェアとして開発するアプローチも有効です。社員の利用ハードルを下げ、段階的に定着させることで、確実にROIを得られる導入を実現します。

03

システム導入後の効果

実績の詳細

全国に複数の拠点を持つ大手製造業のお客様向けに、資産情報の管理と可視化を目的としたグループウェアを構築しました。各拠点が保有する設備・機器・備品等の資産情報をWebシステム上のデータベースで一元管理し、OpenStreetMapとの連携により地図上に資産の所在を可視化しています。拠点ごとのフィルタリングやカテゴリ別の検索、資産ステータスの更新履歴の管理機能を搭載し、棚卸作業や資産移動の管理を効率化しました。

実績の課題

各拠点がどのような資産を保持しているかが本社側で把握できておらず、棚卸のたびに現地へ確認を依頼する非効率な運用が続いていました。資産情報を地図上で直感的に把握したいという要望がありましたが、セキュリティポリシーの都合でGoogle Mapが利用できないクローズド環境であったため、代替手段の技術的な検討が必要でした。

グループウェア開発内容

資産情報のデータベース化と地図連携により、本社から全拠点の資産状況をリアルタイムに一覧・検索できる環境を構築しました。Google Mapの制約に対してはOpenStreetMapで代用し、クローズド環境でも動作する地図可視化機能を実現。各拠点の担当者がWebブラウザから資産情報を更新でき、変更履歴も自動記録されるため、棚卸業務が大幅に効率化されました。拠点横断での資産の偏在把握や移動計画の立案が容易になり、経営判断の迅速化にも貢献しています。

04

この事例のまとめ

  • 課題

    拠点ごとの資産状況を本社で把握できない / クローズド環境でGoogle Map利用不可
  • 解決

    Webシステム+OpenStreetMapで資産情報を一元管理・地図可視化
  • 効果

    全拠点の資産をリアルタイム把握 / 棚卸業務を大幅効率化 / 経営判断の迅速化
  • 期間

    要件定義 1ヶ月 + 開発 3ヶ月

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